Klacht ontvangen

Wijs de ouder of oudercommissie op uw klachtenreglement. Als ondernemer bent u verplicht een klachtenreglement te hebben en ouders en oudercommissie hierover te informeren. In deze regeling moet tenminste staan beschreven:

• hoe de ouder/oudercommissie zijn klacht schriftelijk bij u indient (bijvoorbeeld via het klachtenformulier);
• dat u de klacht onderzoekt en de ouder/oudercommissie hiervan op de hoogte houdt;
• dat de klacht zo snel mogelijk, en uiterlijk zes weken na indienen, wordt afgehandeld;
• dat de ouder/oudercommissie een schriftelijk en onderbouwd oordeel op de klacht zal ontvangen en dat hierin een concrete termijn wordt genoemd waarbinnen eventuele maatregelen worden genomen.

Vraag aan de ouder of oudercommissie om de klacht voor de duidelijkheid schriftelijk of per e-mail te melden. Hieronder vindt u een voorbeeld van een klachtenformulier, dat u aan ze kunt geven.

Voordelen gebruik klachtenformulier
In het klachtenformulier vraagt u de ouder/oudercommissie om de klacht te omschrijven. Eventueel kan de medewerker of manager helpen met de klachtformulering. Zo waarborgt u dat de klacht op gestructureerde wijze aan u wordt voorgelegd. U kunt de ouder/oudercommissie daarbij direct uitnodigen om een voorstel te doen op welke manier de klacht opgelost zou kunnen worden.

Klik hier voor een voorbeeld van een klachtenformulier (deze link verwijst door naar een voorbeeld van een klachtenformulier).

Bevestig de ontvangst van de klacht. De ouder weet dan zeker dat de klacht bij u is aangekomen. Doe dit het liefst schriftelijk of per e-mail.

Voortgang is essentieel in een zorgvuldige afhandeling van de klacht. Meld de ouder of de oudercommissie daarom dat, en hoe, u de klacht gaat onderzoeken . Handel de klacht zo snel mogelijk, uiterlijk binnen zes weken af.

Geef een schriftelijke en onderbouwde reactie. Benoem een concrete termijn waarbinnen eventuele maatregelen worden genomen.