​Klacht ontvangen

Klacht ontvangen

Uw organisatie zet zich dagelijks in voor professionele en betrouwbare kinderopvang. Toch kan het gebeuren dat ouders of een oudercommissie ergens niet tevreden over zijn. Zowel de ouder als de oudercommissie kan dan bij het Klachtenloket Kinderopvang een klacht indienen.

Klacht

Komt een ouder er bij eventuele problemen of misverstanden niet uit met de direct pedagogisch medewerker, dan zal hij of zij contact zoeken met de directie van uw organisatie. Een oudercommissie zal zich meestal rechtstreeks tot de directie wenden.

U kunt bij een klacht het volgende stappenplan hanteren:

1. Reglement

1.
REGLEMENT

Wijs de ouder of oudercommissie op uw klachtenreglement. Als ondernemer bent u verplicht een klachtenreglement te hebben en ouders en oudercommissie hierover te informeren. In deze regeling moet tenminste staan beschreven:

  • hoe de ouder/oudercommissie zijn klacht schriftelijk bij u indient (bijvoorbeeld via het klachtenformulier);
  • dat u de klacht onderzoekt en de ouder/oudercommissie hiervan op de hoogte houdt;
  • dat de klacht zo snel mogelijk, en uiterlijk zes weken na indienen, wordt afgehandeld;
  • dat de ouder/oudercommissie een schriftelijk en onderbouwd oordeel op de klacht zal ontvangen en dat hierin een concrete termijn wordt genoemd waarbinnen eventuele maatregelen worden genomen.
Bekijk een voorbeeld van een klachtenreglement.

2. Formulier

2.
FORMULIER

Vraag aan de ouder of oudercommissie om de klacht voor de duidelijkheid schriftelijk of per e-mail te melden. Hieronder vindt u een voorbeeld van een klachtenformulier, dat u aan ze kunt geven.

Voordelen gebruik klachtenformulier
In het klachtenformulier vraagt u de ouder/oudercommissie om de klacht te omschrijven. Eventueel kan de medewerker of manager helpen met de klachtformulering. Zo waarborgt u dat de klacht op gestructureerde wijze aan u wordt voorgelegd. U kunt de ouder/oudercommissie daarbij direct uitnodigen om een voorstel te doen op welke manier de klacht opgelost zou kunnen worden.

Klik hier voor een voorbeeld van een klachtenformulier  

3. Ontvangst

3.
ONTVANGST

Bevestig de ontvangst van de klacht. De ouder weet dan zeker dat de klacht bij u is aangekomen. Doe dit het liefst schriftelijk of per e-mail.

4. Voortgang

4.
VOORTGANG

Voortgang is essentieel in een zorgvuldige afhandeling van de klacht. Meld de ouder of de oudercommissie daarom dat, en hoe, u de klacht gaat onderzoeken . Handel de klacht zo snel mogelijk, uiterlijk binnen zes weken af.

Stap 5: Reactie

5.
REACTIE

Geef een schriftelijke en onderbouwde reactie. Benoem een concrete termijn waarbinnen eventuele maatregelen worden genomen.

Niet opgelost?

Als de klacht niet wordt opgelost kan de ouder of de oudercommissie het geschil voorleggen aan de Geschillencommissie Kinderopvang. U bent hier verplicht bij geregistreerd.

Vragen?!  Wij helpen je graag en persoonlijk. 

Bel ons op nummer 0900-1877 (gratis, maandag t/m vrijdag van 09.00-13.00 uur)
Of stuur ons een BERICHT (24/7)

Vragen?!   

Bel ons gratis : 0900-1877
(ma-vrij van 09.00-13.00 uur)
Of stuur een BERICHT (24/7)

Vragen?!  Wij helpen je graag en persoonlijk. 

Bel ons op nummer 070-3105310 (maandag t/m vrijdag van 09.00-17.00 uur)

“Dank voor de uitgebreide mail met een duidelijke antwoord op mijn vraag. Met deze informatie weten wij dat wij het goede doen met het informeren van ouders en medewerkers dat er geen klachten zijn geweest. Wij hangen dan ook met gepaste trots het certificaat op.”

Leidinggevende van een kinderopvangorganisatie

“Dank voor de uitgebreide mail met een duidelijke antwoord op mijn vraag. Met deze informatie weten wij dat wij het goede doen met het informeren van ouders en medewerkers dat er geen klachten zijn geweest. Wij hangen dan ook met gepaste trots het certificaat op.”

Leidinggevende van een kinderopvangorganisatie